Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Zierenberg Immobilienverwaltung
René Zierenberg
Hammer Dorfstraße 184a
40221 Düsseldorf

Telefon: +49 (0) 155 10377848
E-Mail: kontakt@zierenberg-iv.de

Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die Nutzung dieser Website ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt dies stets auf freiwilliger Basis.

Für das Kundenportal für Mieter und Eigentümer gelten zusätzlich die Angaben im Abschnitt „Portal für Mieter und Eigentümer“. Dort ist die Angabe personenbezogener Daten für die Nutzung erforderlich.

Hosting und Server-Log-Dateien

Diese Website und das Kundenportal (portal.zierenberg-iv.de) werden auf einem Server bei einem Hosting-Anbieter in Deutschland gehostet, den wir in eigener Verantwortung betreiben. Der Anbieter stellt die Serverinfrastruktur bereit und verarbeitet Daten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

Beim Besuch der Website werden durch den Server automatisch Informationen erfasst und in sogenannten Server-Log-Dateien gespeichert. Dies sind insbesondere:

• IP-Adresse des zugreifenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten und Dateien
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Diese Daten dienen ausschließlich der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website sowie der Gewährleistung der IT-Sicherheit.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien Darstellung und dem sicheren Betrieb unserer Website.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht.

Kontaktaufnahme über das Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, werden die von Ihnen angegebenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen verarbeitet.

Dabei können insbesondere folgende Daten erhoben werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (sofern angegeben)
• Inhalt Ihrer Nachricht

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses zusammenhängt. In allen anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht.

Anfrage und Angebot

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage, gegebenenfalls Angaben zur Immobilie), um Ihre Anfrage zu beantworten und ein Angebot zu erstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ein Angebot versenden wir per E-Mail. Ihm ist ein Muster-Verwaltungsvertrag zur Ansicht beigefügt. Angebote und Geschäftsbriefe müssen in der Regel sechs Jahre aufbewahrt werden (§ 257 HGB, § 147 AO). Darüber hinaus löschen wir Ihre Daten, sobald die Anfrage erledigt ist.

Demo-Zugang

Interessenten bieten wir einen Demo-Zugang an, mit dem Sie das Portal auf einer getrennten Adresse ausprobieren können. Dort liegen ausschließlich erfundene Beispieldaten. Es besteht keine Verbindung zu den Daten unserer Kunden. Alle Interessenten nutzen dieselben Zugangsdaten, wir ordnen die Nutzung keiner Person zu. Es fallen nur die im Abschnitt zu den Server-Log-Dateien beschriebenen Daten an.

Bitte geben Sie in der Demo keine echten personenbezogenen Daten ein. Eingaben können von anderen Nutzern gesehen werden, und die Demo wird regelmäßig zurückgesetzt. E-Mail- und Push-Versand sind in der Demo deaktiviert.

Portal für Mieter und Eigentümer

Das Kundenportal ermöglicht Mietern und Eigentümern den digitalen Zugriff auf Unterlagen und Informationen zu ihrer Wohnung. Für die Nutzung ist ein Konto erforderlich. Ohne die genannten Angaben kann kein Konto eingerichtet werden. Wir verarbeiten dabei folgende Daten:

• Konto- und Zugangsdaten (Benutzername, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Passwort in verschlüsselter Form, Angaben zur Zwei-Faktor-Anmeldung, Rolle). Zweck: Einrichtung und Betrieb Ihres Zugangs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: bis zur Beendigung des Nutzungsverhältnisses, danach Löschung oder Sperrung, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Sicherheitsdaten (Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Fehlversuche mit zeitweiser Sperre, Kennung für „Angemeldet bleiben“). Zweck: Schutz vor unbefugtem Zugriff. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: die letzte Anmeldung bis zur Löschung des Kontos, Fehlversuche bis zur nächsten erfolgreichen Anmeldung, die Kennung für „Angemeldet bleiben“ 30 Tage oder bis zur Abmeldung.
• Wohnungs- und Vertragsdaten (Zuordnung zur Einheit, Angaben zum Mietvertrag, Angaben zu den Bewohnern). Zweck: Durchführung des Miet- bzw. Verwaltungsverhältnisses. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Dauer des Vertragsverhältnisses, danach die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
• Verbrauchsdaten (Zählerstände, monatliche Verbrauchsinformation). Zweck: Verbrauchsinformation nach § 6a HeizkostenV und Abrechnung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und b DSGVO. Speicherdauer: bis zum Ablauf der Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen für die Abrechnung.
• Dokumente und Belege (Abrechnungen, Belege, Kontoauszüge, Protokolle, Vertragsdokumente). Zweck: Bereitstellung, Belegeinsicht und Nachweis. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Speicherdauer: je nach Art sechs, acht oder zehn Jahre nach den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
• Hausgeld- und Eigentümerdaten (Hausgeld, Rücklage, Rückmeldungen und Vollmachten zu Eigentümerversammlungen). Zweck: Verwaltung der Gemeinschaft und Durchführung von Versammlungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Speicherdauer: wie bei Dokumenten und Belegen.
• Schadensmeldungen und Anträge (Text, Fotos, Belegeinsicht-Anträge, Änderungen der Stammdaten). Zweck: Bearbeitung Ihrer Anliegen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: bis zur Erledigung, danach nur, soweit zur Dokumentation erforderlich.
• Mitteilungen (E-Mail-Benachrichtigungen, Ankündigungen, Termine, Erinnerungen, Information, ob eine Mitteilung gelesen wurde). Zweck: Information der Nutzer. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: wie bei den Konto- und Zugangsdaten.

Herkunft der Daten. Wir erhalten die Daten von Ihnen selbst, aus dem Miet- oder Verwaltungsvertrag, von der Eigentümerin oder dem Eigentümer der Wohnung (bei Mietern) sowie aus Zählerablesungen.

Wer sieht welche Daten? Mieter sehen nur die Daten ihrer eigenen Einheit. Eigentümer sehen die Daten ihrer eigenen Einheiten, bei vermieteten Einheiten auch die zugehörigen Vertrags- und Bewohnerdaten sowie die Verbrauchsinformationen, soweit dies zur Durchführung des Mietverhältnisses erforderlich ist. Bei Eigentümergemeinschaften sind objektbezogene Unterlagen wie Wirtschaftsplan oder Protokolle allen Eigentümern des Objekts zugänglich. Der Reinigungsplan eines Hauses zeigt die Einheitenbezeichnungen der Beteiligten.

Weitere Personen im Haushalt. Auf Wunsch kann eine weitere Person Ihres Haushalts ein eigenes Konto mit Zugriff auf dieselbe Einheit erhalten. Bitte informieren Sie diese Person hierüber.

E-Mail-Benachrichtigungen. Wir informieren Sie per E-Mail über Neuigkeiten, etwa neue Verbrauchsinformationen, Ankündigungen oder Termine, sowie über Reinigungsdienste, die Ihnen zugewiesen sind. Die Benachrichtigungen können Sie in Ihrem Konto unter „Mein Konto“ abbestellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Push-Mitteilungen. Wenn Sie Push-Mitteilungen aktivieren, verarbeitet der Dienst OneSignal (OneSignal, Inc., USA) eine Kennung Ihres Geräts bzw. Browsers sowie Ihre interne Benutzer-ID, um Mitteilungen zuzustellen. Dabei wird auch der lokale Speicher Ihres Browsers genutzt. Die Verarbeitung erfolgt nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie Mitteilungen in den Einstellungen Ihres Browsers oder Geräts deaktivieren. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Online-Teilnahme an Eigentümerversammlungen. Für die Online-Teilnahme nutzen wir den Videokonferenzdienst Jitsi Meet (meet.jit.si, betrieben von 8×8, Inc., USA). Beim Beitritt werden Ihr Anzeigename sowie, je nach Nutzung, Bild und Ton übertragen. Wir zeichnen die Konferenz nicht auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Cookies im Kundenportal

Das Portal verwendet nur technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie, das Sie während Ihres Besuchs angemeldet hält, und, nur wenn Sie beim Login „Angemeldet bleiben“ wählen, ein Cookie mit einer Anmeldekennung, das nach 30 Tagen abläuft oder beim Abmelden gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Eine Einwilligungsabfrage ist hierfür nicht erforderlich. Wenn Sie das Portal als App auf Ihrem Gerät installieren, werden Dateien des Portals lokal auf Ihrem Gerät gespeichert.

Empfänger und externe Dienste

Wir geben Daten nur weiter, soweit dies erforderlich ist oder eine Rechtsgrundlage besteht:

• Hosting-Anbieter in Deutschland: stellt die Serverinfrastruktur für Website und Portal bereit. Er verarbeitet Daten ausschließlich nach unseren Weisungen (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Gleiches gilt für den E-Mail-Versand des Portals, soweit er über den Mailserver dieses Anbieters läuft.
• Dienstleister in unserem Auftrag: E-Mail-Versand des Portals und, falls das Portal bei einem Hosting-Anbieter läuft, das Hosting. Sie verarbeiten Daten ausschließlich nach unseren Weisungen (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).
• Handwerker und weitere Dienstleister: Angaben aus Schadensmeldungen, soweit für die Beseitigung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Steuerberater, Banken und Behörden: soweit gesetzlich erforderlich oder für Buchhaltung und Zahlungsverkehr notwendig (Art. 6 Abs. 1 lit. c, b und f DSGVO).
• Jitsi / 8×8, Inc. (USA): bei Teilnahme an einer Online-Versammlung, siehe oben.
• OneSignal, Inc. (USA): nur wenn ihr Push nutzt: Zustellung von Push-Mitteilungen nach Ihrer Einwilligung, siehe oben.

Soweit Dienste in den USA eingesetzt werden, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 45 und 46 DSGVO, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) oder von Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen betragen je nach Art der Unterlagen sechs, acht oder zehn Jahre (unter anderem § 147 AO, § 257 HGB). Sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, werden die Daten gelöscht oder gesperrt.

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung.

Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile Ihres Browsers mit „https://“ beginnt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird.

Webanalyse mit Matomo

Diese Website verwendet Matomo, eine datenschutzfreundliche Open-Source-Webanalysesoftware, auf unserem eigenen Server bei einem Hosting-Anbieter in Deutschland betrieben.

Matomo wird in einer Konfiguration ohne Tracking-Cookies eingesetzt. Die IP-Adresse der Besucher wird vor der Speicherung anonymisiert. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website und zur Verbesserung unseres Online-Angebots.

Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben. Die Rohdaten werden nach 180 Tagen automatisch gelöscht.

Im Kundenportal wird keine Webanalyse eingesetzt.

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannte verantwortliche Stelle wenden.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde für Nordrhein-Westfalen ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)

Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

Telefon: 0211 38424-0

Website: www.ldi.nrw.de

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.

Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung.

Stand: September 2026